相手先に売上の請求書を発行して、代金の回収を管理するのも経理の重要な仕事の一つです。請求書に決まった様式はありませんが、一般的には次の内容が盛り込まれています。

【タイトル・相手先名・請求日付・請求元の住所氏名・連絡先・振込先口座・請求内容・数量・単価・金額・合計金額】

消費税は金額の中に含まれる内税と、金額と別途記載する外税があります。

請求書には大きく分けてスポットで発行するものと、締日に合わせて発行するものがあります。スポットで発行する場合は請求日付は請求書の発行日とし、締日に合わせて発行する場合は○月○日締切分と書きます。

業務を効率的にできるよう、自社に合ったやり方を見つけましょう。

領収書は、現金で代金をもらった時には発行する必要があります。領収書の金額が5万円以上になる場合は、印紙も貼りつけます。

振込で代金をもらう場合は通常は領収書を発行しませんが、相手先が求めた場合は発行する義務があります。領収書を発行する手間を省きたい場合や印紙代を節約したい場合は、あらかじめ取引条件として「銀行の振込明細書をもって領収書に代える」など領収書を発行しないことを取り決めておくと良いでしょう。

請求書や領収書は5年間保存する必要があります（青色申告の場合の領収書は7年）ので、捨ててしまったり紛失しないよう整理整頓を心掛けておきましょう。

請求書は、取引先別に整理するか月ごとに整理するのが一般的です。

取引先が決まっていて、毎月請求書を発行するような場合は取引先別に整理すると管理が楽になります。

一方で、月ごとに整理すると一月あたりの売上の合計を出しやすくなります。また会計事務所に帳簿作成を依頼している場合は、月ごとに資料を送ることが多いのでこの方が便利です。

領収書はスクラップブックに貼りつけ、月ごとにインデックスを付けて管理します。これも会計事務所に送付する場合は、月ごとに抜き差しできるものが便利です。

平成28年の電子帳簿保存法の改正により、スマホやデジカメで撮影した画像データで一定の要件を満たしたものは、その画像データが領収書等の原本と認められることになりました。これにより画像データ化したものは、紙の領収書や請求書は破棄できるようになります。

主な要件は次のとおりです。

これによって、一気にペーパーレス化を図ることも可能です。 

・事業と生活を区別する

・経費の按分の仕方

・請求書と領収書

・帳簿の種類

・開業前の経費はどうする

・開業費に注意